• Fernando Glas

Cómo Crear un Plan de Capacitación Anual

Actualizado: 7 de nov de 2018

La planificación anual de capacitación ayuda a desarrollar las competencias profesionales de los colaboradores en el mediano plazo.



Cómo preparar el plan anual de capacitación

Toda organización es un ente en movimiento. No existe el inmovilismo dentro del concepto de organización. Y por lo tanto, una organización que no se transforma constantemente, y evoluciona, estará destinada a desaparecer.


Entonces, podemos decir también que el futuro de una organización depende exclusivamente del desarrollo de las habilidades de sus colaboradores, puesto que toda organización está constituida esencialmente por seres humanos.


Desde esta perspectiva, el desarrollo de las competencias de los colaborados de una empresa es esencial para su propia evolución. Podríamos incluso decir que este desarrollo de competencias debería ser la base del instinto de supervivencia de una empresa o institución.


En la actualidad, los expertos en Talento Humano tienen claro que para desarrollar nuevas competencias en los colaboradores es necesario capacitar. ¿Pero cómo lograr que nuestro programa de capacitación sea efectivo? ¿Cómo pasar del gasto en capacitación a la inversión en capacitación?


IDENTIFICANDO LAS NECESIDADES DE CAPACITACIÓN


Aunque parezca algo evidente, el primer paso a dar consiste en un cambio en la mentalidad organizacional. Un cambio que permita crear un programa anual de capacitación o PAC, dejando de lado las decisiones de última hora. Por lo general, estas decisiones son tomadas porque nos cayó bien un instructor, porque el título del seminario nos sonaba bien o, simplemente, por desesperación.


Lógicamente, la creación de un programa anual de capacitación disminuirá el riesgo de que nos equivoquemos en el momento de elegir un entrenamiento para un colaborador en particular.


El PAC deberá incluir las necesidades de entrenamiento colectivas de la empresa, las necesidades departamentales y, finalmente, las necesidades individuales.


Dentro de este cambio de mentalidad, es importante considerar que en la mayoría de casos existen necesidades generales pero también individuales. Por lo tanto, las capacitaciones colectivas –muchas veces más económicas- no serán necesariamente las más eficaces, puesto que no abarcarán las necesidades específicas de todos los colaboradores.


PERO, ¿CÓMO IDENTIFICAR ENTONCES LAS NECESIDADES INDIVIDUALES DE ENTRENAMIENTO?


Para esto, es necesario diferenciar las competencias técnicas de las competencias “soft” o comportamentales.


Las competencias técnicas responden a la formación básica y superior que haya recibido una persona. El saber escribir, sumar o hablar idiomas extranjeros, por ejemplo, son competencia técnicas. Las competencias técnicas se desarrollan de una manera sencilla –si se las programa bien- a través del entrenamiento sistemático: seminarios, talleres o cursos de especialización.


Las competencias comportamentales son más difíciles de identificar y están relacionadas con la personalidad. El saber hablar elocuentemente en público o el tener un control meticuloso de procesos de calidad, por ejemplo, son competencias “soft”. Este tipo de competencias también pueden ser desarrolladas. Pero como responden de manera directa a la naturaleza de las personas, el proceso de desarrollo tomará más tiempo y sobre todo, mucha voluntad por parte de los involucrados.


Una vez definida esta pequeña pero importante diferencia, se deben identificar las competencias técnicas y comportamentales necesarias para cada posición. Es decir que es indispensable tener perfiles de competencias para cada puesto. Esto es lo que nos permitirá identificar más adelante las brechas entre una posición y sus ocupantes.


Finalmente, habrá que evaluar a cada colaborador para establecer cuales competencias son necesarias a desarrollar.


CÓMO LOGRAR UN PAC EXITOSO


A continuación, describimos una serie de pasos necesarios para asegurar el éxito del nuevo PAC de su empresa:


1. Priorizar las necesidades individuales, departamentales y organizacionales. Todas las personas necesitan formarse de manera continua, pero el presupuesto de capacitación de una empresa no es infinito. Es necesario definir cuales competencias serán desarrolladas durante el año de manera individual y colectiva.


2. Identificar Talentos Potenciales. ¿Quiénes son sus ejecutivos del futuro? Seguramente, usted habrá identificado colaboradores con un alto potencial para cumplir con funciones de responsabilidad en el mediano plazo. Estos Talentos Potenciales necesitan tener también un programa de capacitación específico para desarrollar nuevas competencias: management, inteligencia emocional, inglés, etc.


3. Calcular el presupuesto anual de capacitación (y su ROI). No es lo mismo saber cuánto puedo gastar a presupuestar anualmente cual sería el monto razonable a invertir en formación. Para esto, será necesario crear un grupo de trabajo de alta gerencia que tenga la capacidad de proyectar la rentabilidad anual obtenida por la empresa gracias al PAC.


4. Desarrollar una base de datos de potenciales operadores de capacitación.

¿Con quien quiere trabajar? ¿Cuáles son los operadores de capacitación “serios” de su ciudad? ¿Cuáles son los que puede costear?


5. Validar el programa individual de capacitación con cada uno de los colaboradores. Para que su PAC sea efectivo, necesitará que los colaboradores a capacitar estén de acuerdo con su programa individual de formación. Y además, que entiendan las razones por las que se los capacita en una u otra competencia.


6. Evaluar la satisfacción del colaborador post-capacitación. ¿Fue útil la capacitación? ¿El operador de capacitación es serio? ¿Los conocimientos impartidos estaban al nivel de lo necesitado? Usted solo será incapaz de evaluar personalmente a sus proveedores. Es indispensable el feedback de sus colaboradores capacitados para rectificar y mejor sus futuros PAC.


Con estos pequeños consejos espero haber ayudado a ampliar su perspectiva sobre cómo mejorar el rendimiento de sus colaboradores a través de programas de formación profesional continua.


Por Fernando Glas

Gerente General de Agencia Siete Consultores

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